Часто не хватает времени, чтобы сделать все задачи в течение дня. Подготовили советы, чтобы вы всегда все успевали до дедлайна.
Часто не хватает времени, чтобы сделать всю работу в течение дня. Решение есть! Секрет управления временем — фокусироваться на приоритетном. Рассказываем, как.
Прежде всего, составьте матрицу приоритетов — она поможет выставить дело по приоритетности и в порядке выполнения. Так вы отследите задачи, близкие к дедлайну. Распределите дела в четыре колонки:
А) Срочные и важные дела — нужно выполнить сейчас. Нельзя пропускать или откладывать.
В) Важные, но не срочные дела. Полезно бы сделать, но можно и отложить.
С) Неважные, но срочные дела. Это мелкие вопросы — телефонные звонки, письма, совещания.
D) Рутинные дела, развлечения. Эти дела вы можете игнорировать — никто не заметит :)
Примеры важных и срочных дел:
При переизбытке дел в этом блоке возникает ощущение цейтнота. Это дела, требующие выполнения «сразу же». В идеале нужно держать эту часть дел минимальной. Уменьшите блок до 1-2 проектов. Большее количество вместить в рабочее время невозможно.
Примеры важных и не срочных дел:
Эта группа дел приносит удовлетворение жизнью. Уделяйте категории пристальное внимание. Хорошо, когда основная часть дел лежит в этой сфере, главное их закрывать. Они имеют стратегическое значение для любой сферы жизни.
Примеры не важных, но срочных дел:
Обычно это незапланированные второстепенные дела, которые не представляют большой важности для конечного результата. Эти дела невыгодно делать самостоятельно. Делегируйте их, если можете.
Примеры не важных и не срочных дел:
Эти дела не имеют значения для проектов, в которых вы участвуете. Однако они вынуждают отвлекаться от важной работы. Не акцентируйте на них внимания: приучайте близких к sms в рабочее время (или вовсе отключайте личный телефон); избегайте праздных бесед, уклоняйтесь от совещаний, которые ничего не несут.
Так может выглядеть матрица:
Велик соблазн делать задачи самостоятельно: «так будет быстрее, сроки поджимают, никто не справится». Если вы ведете проект, сосредоточьтесь на задачах, которые увеличат прибыль. Остальное — отдайте профессионалам. К примеру, бухгалтер сильнее в вопросах сдачи отчетности.
Работа в одиночку мешает коллективным проектам. Искать решение задач лучше мозговым штурмом. Устраивайте собрания и анкетные опросы. Варианты решений значительно расширятся. Для удобства восприятия используйте маркерные доски, схемы, таблицы. Подробнее о мозговом штурме в статье changellenge.com.
Покончите с бумажным хаосом на рабочем столе, ежедневниками и бессвязными заметками в телефоне, про которые вы вряд ли вспомните.
Приложения облегчат жизнь, напомнят о делах и сроках выполнения. Десятки сервисов организуют процессы легче: продумают рабочий график, отследят дедлайны, будут контролировать совместные проекты. Попробуйте и найдите свой. Выберите о свое приложение в нашей подборке.
Прокрастинация принесет результат, если использовать ее с умом. Делайте то, что по плану сегодня. Если в течение дня появляются новые дела, перенесите списком на завтра. Такой список называют «закрытым».
Пока дела висят с пометкой «сделать завтра», подумайте: когда их выполнить, и нужно ли? И как сделать лучше: сразу или разделить на небольшие подзадачи? Если задание срочное, всё равно записать.
Подробнее об этой системе читайте в книге Do it tomorrow Майка Форестера.
Поправка под коллективный проект:
Все, что блокирует работу других людей — следует делать сразу, вне зависимости от приоритета. И приучайте к такому остальных.*
*в борьбе за экологичность отношений в коллективе :)
Сервис для переноса дел тут.
Эта модель подходит, если дедлайн не сегодня вечером. Поможет с теми же временными затратами сделать работу лучше.
Делим задачу на 3 равных периода:
Таким образом трижды ставится дедлайн и достигается результат. На двух этапах — промежуточный, на третьем – итоговый. Модель помогает уложиться в сроки и дойти до финиша, сохранив мотивацию. Так команда яснее понимает следующие шаги – проект видится как близкий и достижимый. Ведь дважды команда достигла намеченных точек.
Подробнее об этой модели можете прочитать в «Книге решений» Микаэля Крогеруса и Романа Чеппелера.
Все задачи, сроки выполнения которых превышают 1 день, должны быть разбиты на более мелкие отрезки. Длинные сроки не мотивируют, т. к.есть чувство запаса времени.
С подобным делением отлично помогает ресурс trello. В нем можно заводить отдельную доску под задачи. Помогает видеть, что сделано, а что еще предстоит.
Протестили сами, ставим лайк.
Это может выглядеть:
Это техника тайм-менеджмента, которая предполагает разбиение задачи на 25-минутные периоды с короткими перерывами. Работая таким образом, вы повысите сосредоточенность. Постепенно, если чувствуете, что перерывы уже не так нужны, можете убрать (но не все конечно).
Более долгий перерыв лучше начать делать, когда уже начали работу над новой задачей. Потому что во время перерыва могут появиться мысли относительно выполнения и мотивация продолжить начатое.
Это уловка для мозга, которая снизит значимость работы. Например, если нужно написать эссе, можете попробовать убедить себя в обратном: «Я не собираюсь писать эссе, я просто прочитаю пару заметок и напишу пару предложений». Это не звучит так страшно, а когда войдете в состояние потока, уже забудете об этой уловке.
В работе важно себя поощрять. В компаниях, ведущих грамотную политику управления персоналом, сказали бы – нужна эффективная система поощрения. Почему бы и вам не применить к себе систему поощрений? Похвалите и вознаградите себя. Например, походом на массаж или прогулкой на лошадях. Кто много работает — заслуживает хороший отдых. И это отличный способ разнообразить досуг, на который как всегда не хватает времени.
Источник изображения
Спасибо, классная статья!
И Бриджит Джонс на заставке )))
Проверьте свои знания интернет-маркетинга
Раскрываем полезные темы для интернет-маркетологов!
Свяжитесь с нами, и мы расскажем о всех подробностях обучения
Полезные статьи, дайджест и анонсы курсов. Без спама.
О нас
Курсы
База знаний
Бизнесу
Ещё
Мы используем файлы cookies, чтобы вам было удобнее пользоваться сайтом. Оставаясь на сайте, вы соглашаетесь с этой технологией и политикой конфиденциальности.
Мы используем файлы cookies. Оставаясь на сайте, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.